Whitepaper
Een Passie voor Factureren
Factureren, een passie.
Binnen Premium delen we een wat merkwaardige passie, namelijk een passie voor factureren. Op het eerste gezicht lijkt dit wat vreemd. Factureren wordt geassocieerd met een grote mate van saaiheid. De personages van de serie “Debiteuren Crediteuren” komen al snel voor de geest.
Over factureren van bijvoorbeeld telecombedrijven bestaan hele andere beelden. Regelmatig verschijnen berichten in de pers over bedrijven die problemen hebben met hun facturen. De factuur klopt niet of een bedrijf blijkt zelfs niet in staat een factuur te versturen …
In dit White paper geven we aan wat ons boeit bij factureren. Daarbij willen we niet alleen onze kennis met u delen, maar ook onze passie …
Wat is factureren?
Volgens het Koenen woordenboek betekent factureren “het opmaken van een factuur”. Een factuur wordt omschreven als een “lijst van geleverde goederen met de daarbij behorende prijsvermelding, periodes etc.”.
Premium ziet de factuur vooral als een belangrijk communicatiemiddel met de klant. Vaak is de factuur het enige periodieke tastbare wat een klant ontvangt van bijvoorbeeld een telefoonaansluiting. Dit stelt hoge eisen aan zowel de inhoud als de opmaak van de factuur.
Door de toenemende concurrentie op bijvoorbeeld de telecommarkt is de factuur ook een commercieel wapen geworden voor bedrijven. Zij proberen zich te onderscheiden van hun concurrenten door een betere factuur te produceren. Hierdoor heeft factureren een sterk innovatief karakter gekregen. Ook vormt de factuur samen met het debiteurenbeheer de financiële slagader voor een bedrijf. De factuur moet – soms na enige aandrang – leiden tot betaling en daarmee tot het verzilveren van de inkomsten. Het borgen van dit proces wordt ook wel “Revenue Assurance” genoemd.
De factuur en de communicatie met de particuliere klant
Het inkopen van telecom-diensten en het in de greep houden van telecom gerelateerde kosten is steeds complexer aan het worden. Dit uit zich ook in het valideren van de facturen. Door het grotere aantal aanbieders wordt er ingekocht bij meer leveranciers, wat leidt tot meer facturen. Ook is het aantal diensten aan het uitbreiden: vaste telefonie werd uitgebreid met mobiele telefonie, internetgebruik, 0800-0900 diensten, communicatiekosten voor telewerkplekken, producten/diensten online bestellen en afrekenen op de telefoon factuur etc.
Hier is het eind nog niet in zicht. Nieuwe radiotechnieken en protocollen GSM, 3G, 4G (wellicht vervangen door LTE, mobiele betalingen en online content zoals apps) leiden tot nieuwe diensten en mogelijkheden. Daarbij zal het uit elkaar houden van zakelijke en privé uitgaven steeds lastiger worden. Bijvoorbeeld als de zakelijke mobiele telefoon wordt gebruikt voor het afrekenen van een rolletje snoep. Deze nieuwe diensten en mogelijkheden zullen een groot effect hebben op de factuur, de wijze van factureren en daarmee op onze passie.
De factuur als commercieel wapen in de concurrentiestrijd
Bij het introduceren van een nieuwe dienst moet ook worden bepaald hoe de nieuwe dienst wordt gefactureerd. Wat voor prijsplan wordt er gehanteerd, wat zijn de kosten per transactie, de maandelijkse kosten, de eenmalige kosten, etc.? Door de concurrentie binnen de telecom is er een groot aantal verschillende kortingsstructuren bedacht. Deze moeten worden geïmplementeerd in het factureringssysteem en dit is geen vanzelfsprekendheid. Ook wordt steeds meer gebruik gemaakt van pakketten die bestaan uit diverse productcomponenten. Het vereist specifieke expertise om de commerciële plannen te vertalen in correcte specificaties en implementaties. Deze expertise maakt deel uit van onze passie.
Soms speelt de factuur een hoofdrol bij het introduceren van een nieuwe dienst. Denk hierbij aan het introduceren van een elektronische factuur of aan het introduceren van één factuur voor alle diensten in plaats van een factuur per dienst.
De factuur als financiële slagader
Bedrijven danken hun bestaan op de langere termijn aan het maken van winst. Dit betekent niet alleen iets voor meer geld verkopen dan waarvoor het ingekocht en geproduceerd wordt. Nee, het betekent ook de “verkochte omzet” daadwerkelijk omzetten in geïncasseerd vermogen. Het betekent factureren en incasseren. Het factureringsproces vormt daarbij de aorta voor het bedrijf. Een tijdelijke verstoring van of verstopping in de aorta is te overleven, maar dit mag niet te lang duren. Het is daarom belangrijk dat de factureringsprocessen goed geborgd zijn en blijven.
Naast de continuïteit van het factureringproces is ook de volledigheid van groot belang. Het is soms verbijsterend hoeveel aandacht er is binnen een bedrijf voor het behalen van “gezonde marges”. Terwijl aan de andere kant er erg weinig aandacht is voor de “lekken” in het factureringsproces waardoor deze marges significant gereduceerd worden. Deze lekken kunnen zitten in onvoldoende geteste software of in ontbrekende procedures. Als deze procedures er wel zijn, dan worden deze vaak onvoldoende of onjuist gevolgd.
Het borgen van de continuïteit van de volledigheid wordt ook wel “Revenue Assurance” genoemd. Het vereist inzicht in de systemen en processen die door het gehele bedrijf lopen. Bovendien vereist het vaardigheden om mogelijke lekken snel op te sporen en deze te repareren. Opnieuw een aspect van onze passie.
Hoe gebruiken we onze passie?
Inmiddels zal duidelijk zijn dat onze passie voor factureren diep zit. Een belangrijk kenmerk voor een passie is dat er een sterke behoefte bestaat om deze te delen. Dit delen doen we binnen Premium met elkaar, maar ook met onze klanten en partners.
Wij hebben onze passie de afgelopen jaren op een groot aantal manieren ingezet:
- geven van specifieke trainingen en workshops
- ontwerpen van een optimale lay-out van een factuur
- aanpassen van het factureringsproces bij de introductie van nieuwe diensten
- implementeren van een nieuw factureringssysteem en het bijbehorende proces
- migreren van een oud naar een nieuw factureringssysteem
- auditten van een factureringsproces
- inrichting automatisch heraansluitingsproces bij betaling achterstallige factuurbedragen met iDeal
- adviseren over het factureren van nieuwe diensten zoals internet-diensten, vervoersdiensten en parkeerdiensten