Verhelderende inzichten in keuze IT-systeem

Een groot productiebedrijf dat grondstoffen inkoopt op de termijnmarkt stond voor een cruciale IT-beslissing: doorgaan met een niet-functionerend IT-systeem of zelf een nieuwe oplossing ontwikkelen. Premium analyseerde systemen, processen en verwachtingen, wat leidde tot heldere inzichten. Hierdoor kon de klant een onderbouwde keuze maken voor de doorontwikkeling van het gekozen systeem.

Harmen Witkamp

Business Consultant

Welke IT-uitdagingen had deze klant?

Wanneer je op grote schaal grondstoffen inkoopt op de termijnmarkt, moet je kunnen vertrouwen op een betrouwbaar IT-systeem dat dit proces monitort. De situatie bij deze klant vormde echter een risico voor de bedrijfsvoering, omdat het bestaande geautomatiseerde systeem zwaar verouderd was. Bovendien ontbrak de kennis over dit systeem bij de huidige medewerkers. Dit bracht serieuze risico’s met zich mee en het was een struikelblok voor noodzakelijke procesverbeteringen.

De doelen van deze analyse

In deze situatie wilde onze klant weten wat de beste manier was om het probleem op te lossen: doorgaan met een nieuw systeem (waar al voor gekozen was, maar dat niet functioneerde) of zelf een nieuw systeem ontwikkelen. Deze doelen werden belicht door de specialist van Premium in de rol van Business Analist.

Daarbij kwamen ook verschillende praktische aspecten kijken, zoals:

Verwachtingsmanagement rondom IT, waarover de gedachte heerst ‘Hoe moeilijk kan het zijn?’
Analyse van het oude systeem en de bedrijfsprocessen
Onderzoek naar kwaliteit en prestatie van het nieuwe systeem

De aanpak van Premium

De business consultant van Premium is dit project ingegaan door uitvoerige gesprekken met deskundigen en leidinggevenden op het gebied van inkoop, finance en logistiek. Hierdoor is een beeld verkregen van de problemen die voorkwamen en de urgentie daarvan.

Een analyse van het oude en het bestaande systeem, gaf inzicht in de werking en kwaliteit hiervan. Ook is door de aanpak van Premium inzichtelijk geworden dat de gedachte ‘Hoe moeilijk kan het zijn?’ rondom het optuigen van een eigen IT-oplossing onterecht was. Dit heeft onze business consultant gedaan door structuren, processen en systemen letterlijk in beeld te brengen door middel van visuals.

Het resultaat van onze aanpak

De analyses hebben inzicht opgeleverd in hoe complex het vraagstuk was. Dat de klant niet zelf in een IT-oplossing kon voorzien, is met een goede onderbouwing verhelderd. Het onderzoek naar de werking van het oude systeem leverde een concreter beeld op van de behoeften en eisen die aan het nieuwe systeem gesteld moesten worden. De klant wist hierdoor uiteindelijk te kiezen om door te gaan op de ingeslagen weg, met inachtneming van de nodige punten voor doorontwikkeling.